CIERRE DE CUENTAS DEL CLIENTE
ü Cierre de una cuenta.
El cliente pagara su cuenta en efectivo, mediante tarjeta de crédito, o la firmara para ser cargada a crédito, según lo acordado. En el caso de cuentas a crédito el cajero comprobara que la factura tiene todos los datos y soportes necesarios para pasarla al cobro (Carta / Autorización o bono de agencia).
Siempre es aconsejable que el cliente firme la factura final en señal en conformidad con sus cargos.
Saldada la cuenta, el cajero firmara el ticket de “Salida de equipajes”, con el cual se autoriza la salida del equipaje del cliente. La factura es marcada en reloj fechador y se informa de inmediato a recepción y conserjería de la salida. Cuando esta se hace fuera de la hora establecida como limite puede haber un cargo adicional según las normas del hotel. Pero siempre que exista duda al respecto, se debe consultar con el responsable de turno.
Fono fino
+ Ingresos
- Egresos
+ Sobrante de Caja
-Faltante de caja
-Fondo fijo
= Total a remitir (saldo positivo) o
Total a reponer (saldo negativo)
Pasos:
1. Al iniciar su turno el cajero será recontar su fondo y efectuar un arqueo de la caja. Verificara que el trabajo de cajero saliente este totalmente concluido, y de que dispone de suficiente material (monedas y billetes pequeños para cambio, facturas, royos de calculadora, recibos etc.) para el normal desenvolvimiento del turno que está iniciando. Apartar de ese momento es responsable de la caja de recepción hasta terminar su turno y entregarla al siguiente cajero.
2. Revisar la con frecuencia el lugar donde llegan las notas de cargo firmadas por los huéspedes recogidas estas verificara que los montos indicados correspondas a los servicios suministrados. Acto seguido procederá hacer los cargos a las cuentas correspondientes, contrastando la firma con los datos de la tarjeta de registro.
3. Las cuentas de los clientes deben mantenerse permanentemente actualizadas, ya que pueden ser solicitadas en cualquier momento. Las notas de consumo que el cajero recibe de los diferentes puntos de venta se cargan por tanto, en el momento que se reciben.
4. Todos los comprobantes o notas de cargo serán certificados en el reloj fechador por la persona del departamento que los trae. Así podrán concretarse responsabilidades en caso de que puedan llegar a caja después de la salida del cliente.
5. Al momento de cerrar la factura de salida para presentarla al huésped, verificara que todos los cargos han sido aplicados realizando cualquier cargo pendiente si procediera y por fin se asegurara de que la factura esta completa. Al entregarla a cliente su aptitud será la demostrar siempre amabilidad y correctos modales.
6. Los comprobantes de ajustes y descuentos tienen que venir anexados a la segunda copia de la factura donde se realizo el descuento. Todos estos comprobantes tienen que estar obligatoriamente firmados por la persona que los aprueba.
7. Los cargos por alojamiento los hará exclusivamente el turno de noche, previo al cierre del día contable.
8. En un momento de salida del huésped, las facturas serán firmadas por el cajero, que tramita la salida. Los documentos estarán sellados según el modo de pago y serán liquidados en el acto, de forma tal que el huésped recibirá siempre su cuenta con saldo cero.
9. Las facturas de particulares que pasan a cuentas pendientes de cobrar, deben tener si excepción todos los soportes incluidos: todas y cada una de las notas y justificantes de carta que componen su total así como cartas, bonos, ordenes de servicio o cualquier otro documento que justifique su envió al cobro.
PRESENTACION Y COBRO DE CUENTAS
Después de cargar los gastos de último momento y examinar la habitación se procederá a la presentación de la cuenta del huésped para que la revise. Si el sistema de facturación es manual, se presentara la factura para que se comprueben los importes correspondientes (fig.9.4). Si el sistema es computarizado, se mostrara un estado de cuenta (impresión de la cuenta respectiva en papel borrador), el cual nos permite si se detecta un error, corregirlo antes de emitir la cuenta definitiva.(fig.9.5 y 9.6)
Una vez definitiva, se procederá al cobro de la cuenta, según el método de cobro por el huésped en el chek-in, previa consulta para saber si no a cambio de opinión al respecto.
Las formas de pago son:
• Efectivo
• Tarjeta de crédito
• Cuenta crédito
• Cheques bancarios
• Cheques de viajeros
• Voucher o cupón de servicios
• Cuenta cauje
Efectivo:
En este tipo de pago, debe tenerse en cuenta la legitimidad de los billetes recibidos. Actualmente hay gran cantidad de sistemas (económicamente accesibles) para la detección de billetes falsos. Es importante contar delante del huésped el dinero recibido. Lo mismo que el cambio entregado.
Si la estancia se garantizó mediante un pago por adelantado, se ajustara el importe total de lo gastado, devolviendo o cobrando la diferencia correspondiente.
Tarjeta de crédito
Si la garantía de la estancia se efectuó con tarjeta de crédito, debe ajustarse el importe con efectivo o mediante la elaboración de otro cupón definitivo de tarjeta de crédito.
Para elaborar el cupón de la tarjeta de crédito, deben considerarse los pasos siguientes:
1. Solicitar la tarjeta de crédito
2. Comprobar que el nombre del tarjetahabiente sea el mismo que el de la ficha de registro
3. Verificar que la tarjeta de crédito este vigente con la fecha de vencimiento (impresa en ella)
4. Solicitar la autorización correspondiente mediante el autorizador automático. Mientras se espera, se realiza el siguiente paso.
5. Elaborar el cupón utilizando la maquina impresora de cupones.
6. Una vez obtenida la autorización y el cupón, solicitar la firma del huésped.
7. Entregar la tarjeta al huésped y la copia del cupón que corresponde.
Si el hotel no dispone de autorizador automático, se debe revisar que la tarjeta no figure en el boletín protectivo. Cuando el importe de la factura supere e límite establecido, debo solicitarse por teléfono la autorización
Cuenta a crédito
Cuando el hotel tiene acuerdos con empresas privadas o estatales que se responsabilizan de los gastos de los huéspedes que envían, se emitirá la factura respectiva para que la firme el huésped. Luego, según el acuerdo firmado, se cobrarán a la empresa las facturas generadas
La aceptación de estos documentos es excepcional, por ejemplo a clientes preferenciales o con respaldo de empresas conocidas por el establecimiento. El cheque debe llenarse por la cantidad a pagar y la firma debe cotejarse con la de la ficha de registro.
CHEQUES DE VIAJERO:
Este sistema de pago ha entrado en desuso, dada la generalización de las tarjetas de crédito. Este tipo de cheques son emitidos por instituciones bancarias contra depósitos en efectivo y poseen impresa la calidad en números redondos: 10, 20, 50, 100. Cuando se paga con ellos, uno o varios según el monto de la cuenta, el huésped debe firmarlos y el recepcionista debe proceder de la misma manera que con los cheques bancarios.
VOUCHER O CUPÓN DE SERVICIOS:
Cuando una persona copra un paquete turístico en una agencia de viajes, esta le extiende cupones con los cuales canjeara los servicios utilizados, previamente pagados a la agencia. El cupón generalmente se solicita durante el check-in y le permite al hotel cobrarle al agente de viajes los servicios brindados a los clientes que se reciben por su intermediación.
CUENTA CANJE:
Muchos de los servicios que contrata el hotel como empresa (por ejemplo: publicidad) son pagados total o parcialmente a sus proveedores con los servicios que ofrece; en tal caso se extenderán vales de canje al proveedor, con los cuales cancelaran sus cuentas los huéspedes que envié aquel.
En el cobro de cuentas deben tenerse presente la información generada durante la reservación y el check-in en cuento:
· ¿Quién paga la cuenta?
· ¿Qué paga de ella?
AJUSTES
La utilidad es una de las mediciones más significativas que se obtienen al desarrollarse el proceso contable. Dicha medición involucra ciertos eventos que deben cuantificarse de acuerdo a la periodicidad en que se presenten los Estados Financieros. Esta periodicidad define la dimensión base para medir los resultados concluyendo ciclos en función de periodos, tales como mes, trimestre, semestre o anual (año fiscal). Para efectos de la administración de los recursos y agilizar la toma de decisiones la periodicidad en la presentación de los Estados Financieros debe ser mensual lo que implica considerar situaciones que afectan la medición de la utilidad, siendo estas el producto de la aplicación de ciertos principios.
Al generarse la venta, como tipificacion de un intercambio de recursos, se conduce a un proceso continuo de medición respecto a las causaciones que se identifican con dicho intercambio.
Es decir, para cada periodo (mes) la practica contable debe proporcionar la mecánica adecuada para identificar correctamente los costos y gastos como reflejo de la venta. Lo anterior determina la aplicación de dos conceptos básicos:
1. Reconocimiento de la venta: este concepto condiciona el registro de la venta en el periodo en que se genero o se realizo, es decir, identifica la venta en el periodo especifico que corresponde a la consumación del intercambio sin que dependa, el reconocimiento de la transacción, a un movimiento de efectivo.
2. Identificación de adecuación: este concepto condiciona el registro de gastos ajustándolos al periodo que corresponda al reconocimiento de la venta, es decir, los gastos incurridos deben ser identificados como comportamiento derivado al causarse la venta sin que dependa, el reconocimiento de la transacción, a un movimiento de efectivo.
Del reconocimiento de la venta se generan los siguientes:
1. Ingresos recibidos por anticipado.
2. Ingresos causados no recibidos.
De la identificación de adecuación se generan los ajustes:
3. Gastos pagados por anticipado.
4. Gastos causados no pagados.
5. Depreciaciones.
6. Provisión de cuentas incobrables y aplicación.
7. Distribución de lavandería.
Se consideran como otro tipo de ajustes los que se condicionan a movimientos específicos de traslación entre las posiciones de activo largo plazo y corriente y movimiento de ascenso del pasivo largo plazo al corriente. Lo mismo aquellos registros que provienen de ajustes de inventario y conciliación bancaria dichos tratamientos son:
8. Amortización de activos diferidos.
9. Ascenso de préstamos largo plazo.
10. Dividendos o participaciones.
11. Reconciliación bancaria.
12. Ajuste de activos de operación
Tarifas y descuentos
La tarifa: es el precio que cobra el hotel a sus huéspedes por concepto de alojamiento, y puede incluir o no una serie de servicios, como alimentos y bebidas o entretenimiento.
La tarifa que aplica los hoteles es diaria, independiente de la cantidad de días dure la estancia, e implica una serie de aplicaciones legales que rigen el contrato de hospedaje en casi todos los países.
La tarifa mínima a cobrar es de un día de alojamiento, pero puede fraccionarse por ejemplo, en medio día (aplicable para check-outs fuera de horario),después de ,por lo menos, un día de estancia.
En casi todos los países, las tarifas son fijadas por los propios hoteles, y muchas veces son reguladas por las autoridades gubernamentales en lo concerniente a los topes mínimos y máximos.
· De mostrador o normal: son las tarifas normales, sin descuento, aplicadas a todas las habitaciones y dependen del tipo y categoría del hotel.
· De alta y baja temporada: en los hoteles de zonas vacacionales, cuya afluencia de huéspedes varia según la época del año se aplican tarifas diferenciales con valores que varían hasta en 50% de una a otra.
· Comercial o corporativa: esta es aplicada a todos los huéspedes que vienen a través de empresas, excepto agencias de viajes para las cuales se aplican otros criterios. estas tarifas, aplicadas sobre todo a viajeros de negocios, y posees un descuento que oscilan entre 10% y 20% aplicable al alojamiento.
· Para huéspedes habituales (habitués): a sus clientes preferenciales ,huéspedes que los eligen siempre, los hoteles les aplican descuentos que varían entre 10% y 20% similar a la tarifa comercial. las tarifas se aplican con base en diferentes criterios; por ejemplo después de la tercera o quinta estancia.
· Grupal: son aplicables sobre todo a agentes de viajes, cuyas ventas por intermediación son importantes. los descuentos (comisiones) que se aplican varían mucho según una serie de condicionantes, como volumen de ventas, forma de pago, tipos de habitaciones elegidas, etc estas tarifas son comisionables en valores que oscilan entre 10% a 40%.
· Familiar: muchos hoteles aplican descuentos a través de estas para promover el alojamiento de familias con niños dando la posibilidad, por ejemplo, de no pagar por los menores de seis a doce años acompañados por sus familiares.
· Agentes: es una tarifa con descuento especial a huéspedes que son agentes de viajes o personal de líneas aéreas, clientes potenciales del hotel en intermediación.
· Gubernamental: esta, también con descuento, se aplica a empleados gubernamentales en la amplitud del término. también se aplica a personas que llegan al hotel a través de reservaciones hechas por divisiones gubernamentales.
· Promocional: en diferentes fechas, sobre todo de temporada baja; el hotel lanza al mercado tarifas promocionales para atraer clientes; por ejemplo, ofrecer estancias de siete días cobrando cinco, estancias de tres días cobrando dos etc. muchos agentes de viajes arman pa1quetes, en los que interviene el hotel. ofreciendo distintos planes promocionales de alojamiento, alimentos y bebidas.
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