GUÍA Nº2 - Glosario y Folder y Factura

GUÍA 2

a)    AMBIENTES: son las diferentes áreas en donde llega dinero.

b)    FOLIO: es una hoja numerada donde se registran los cargos de diferentes ambientes y a demás las respectivas transacciones de balance. Estas tienen que quedar en ceros para poder facturar.

c)    FOLIO INDIVIDUAL: folio para una persona específica donde se registran cargos a una persona jurídica o natural.

d)   FOLIO MAESTRO: Las cuentas maestras o folio (no es factura) se abre para anotar los gastos extras que realiza el huésped durante su estadía, antes de que se produzca el check out este folio se carga en el sistema con los datos de su habitación, tipo de habitación, cantidad de huéspedes, etc.

e)    FOLIO EXTRA: se abre para anotar los gastos extras que la compañía no paga, si no que la asume el huésped por lo general son bebidas (vinos, whiskies, cerveza) etc.

f)     CONSUMOS: Compra o uso de un producto  o servicio, para satisfacer necesidades o gustos

g)    CARGO DE NATURALEZA DEBITO: son todos los cargos de productos y/o servicios. Cargos en contra del huésped.

h)   CARGO DE NATURALEZA: saldo de una cuenta a favor del huésped.

i)     SALDO CRÉDITO: La palabra crédito viene del latín credititus' (sustantivación del verbo crederé: creer), que significa "cosa confiada". Así "crédito" en su origen significa entre otras cosas, confiar o tener confianza

          Se considerará crédito, el derecho que tiene una persona acreedora a        recibir de otra deudora una cantidad en numerario entre otros; en general es el  cambio de una riqueza presente por una futura, basado en la confianza y  solvencia que se concede al deudor.

El crédito, según algunos economistas, es una especie de cambio que actúa en el tiempo en vez de actuar en el espacio. Puede ser definido como "el cambio de una riqueza presente por una riqueza futura". Así, si un molinero vende 100 sacos de trigo a un panadero, a 90 días plazo, significa que confía en que llegada la fecha de dicho plazo le será cancelada la deuda; en este caso se dice que la deuda ha sido "a crédito, a plazo"

En la vida económica y financiera se entiende por crédito, por consiguiente, la confianza que tenemos en la capacidad de cumplir, en la posibilidad, voluntad y solvencia de un individuo, por lo que se refiere al cumplimiento de una obligación contraída.

j)     SALDO DEBITO: El saldo de una cuenta en la cual el valor total de los débitos excede el valor total de los créditos.

k)    SALDO A FAVOR: Es el resultado de la depuración de la liquidación privada que hace un contribuyente, responsable, o usuario aduanero, en una declaración tributaria o aduanera, o el valor determinado en una actuación oficial. Esta situación conlleva a que se cree una obligación entre el acreedor (Contribuyente) y deudor (Estado). Por lo tanto el administrado tendrá una cuenta por cobrar a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) de la cual podrá hacer uso mediante un procedimiento ya establecido.

l)     SALDO EN CONTRA: Saldo que arroja una cuenta bancaria a favor del cliente donde está abierta su cuenta  y en contra de la entidad que presta algún servicio

m)  DEVOLUCIONES: constituyen en ingreso a almacenes de la materia prima no utilizada en la línea de producción. Esta mercadería puede ingresar en el mismo estado en el que se la entregó ó con alguna deficiencia en virtud de la cual deberá registrarse independientemente de la materia prima en buenas condiciones.

Es posible que las mercancías tengan que devolverse al proveedor (esto es especialmente importante en el área de comercio). Existen dos tipos de devolución:

v  Entregas De Devolución

Estas mercancías se devuelven al proveedor en la entrada de mercancías. En el sistema debe haber una referencia a un documento anterior (como un pedido de compras con el que se procuraron las mercancías).

v  Devoluciones

Son mercancías devueltas para las que ya se ha contabilizado una entrada de mercancías. Existen varios tipos:

– DEVOLUCIONES A PROVEEDOR

– DEVOLUCIÓN DE TIENDA

– DEVOLUCIÓN DE CONSUMIDOR

– DEVOLUCIONES DE CLIENTES

n)   ABONOS: Es anotar una cantidad al haber, en el libro diario y posteriormente en el traspaso a la cuenta del libro mayor, también se denomina acreditar.

o)   DINERO: El dinero es un medio de intercambio común por lo general en forma de billetes y monedas, que es aceptado por una sociedad para el pago de bienes (mercancías), servicios y todo tipo de obligaciones (deudas). Su origen etimológico nos lleva al vocablo latino denarius o denario, que era el nombre de la moneda que utilizaban los griegos y romanos.

p)   MONEDA EXTRANJERA: Es aquella moneda extranjera o más conocida como divisa, se entienden como los billetes o monedas de cualquier país extranjero, cualquiera sea su denominación o característica, este término alude a letras de cambio, cheques, crédito, órdenes de pago, y cualquier otro documento en que conste una obligación pagadera en dicha moneda. En chile, la moneda extranjera se utiliza como medio de pago en las operaciones internacionales de comercio e inversión y como alternativa de ahorro para los inversionistas. Generalmente el cambio de moneda extranjera en hoteles, es muy habitual que se realice en caja o recepción allí el huésped,  si desea pagar con dinero de otra nacionalidad el recepcionista hace un cambio de dinero en donde le cambia los billetes  por moneda regional.

q)   FORMA DE PAGOS: Formas de pago:

            Departamento de recepción...

             En el caso de un Hotel, se les debe preguntar a los huéspedes cual será          su forma de pago.

             •Depósitos: son cantidades de dinero que el huésped o la A/V que hizo la      reservación envía con el fin de garantizarla.

            •Cupones: algunos hoteles tienen convenios con algunas A/V  y compañías     aéreas, para que los huéspedes puedan pagar su estancia en hotel mediante cupones.

•Tarjetas de Crédito: cuando el huéspedes llega al departamento de recepción a registrarse, se le pide su tarjeta de crédito para abrir el pagare y se le pide que lo firme, el pagare queda abierto y la salida se cierra.

•Efectivo: cuando el huésped llega al departamento de recepción deberá pagar el instante en efectivo todos los días de su estancia en el hotel.

r)     CIERRE DE CAJA: es el análisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el Saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra físicamente en Caja en dinero efectivo, cheques o vales

s)    SOBRE DE REMISIÓN: todo el dinero en efectivo, moneda extranjera, cheques y tarjetas de crédito recibidos durante el turno se colocan en un sobre especial que se introduce en la caja fuerte de liquidaciones para ser remitido a contabilidad.

t)     INCREMENTO: Cualquier aumento en el valor de un bien o servicio en un intervalo de tiempo. Aplicase también a la diferencia entre el valor, cantidad, peso o medida anterior respecto del posterior.

u)   DEDUCCIÓN: Las deducciones son los egresos que pueden ser disminuidos de los ingresos, para determinar la utilidad de las actividades económicas de la persona física o moral.

Existen deducciones contables y fiscales.
Las contables son para determinar la utilidad real de la operación.
Las fiscales son para determinar la base a la que se aplicará la tasa de impuestos establecida por el gobierno.

v)    FACTURA: Una factura es un documento que respalda la realización de una operación económica, que por lo general, se trata de una compraventa. En otras palabras, una factura es el documento a través del cual una persona que vende puede rendir cuentas, de forma instrumentalizada, al contrato de compraventa comercial.

w)  IMPUESTO: Cobro obligatorio que el Estado o las colectividades locales realizan respecto de los recursos de los agentes económicos, sin asignación previa a un gasto preciso.

ACTIVIDAD 2

Manejo de folios

1). FOLIO INDIVIDUAL DEL SEÑOR MAURICIO CASTELLANOS

*Estos gastos los asume la compañía

Nombre :	Mauricio Castellanos
No. Factura: 0001		No. De Habitación: 210
Fecha de entrada: 28 febrero 2011		Fecha de Salida: 3 marzo de 2011
FECHA	DETALLE	CARGOS DE NATURALEZA DEBITO	CARGOS DE NATURALEZA CREDITO
FEBRERO 28 2011	Cargo de alojamiento 1	159662
	desayunos	12932
	almuerzos	21552
	cenas	32328
Marzo 1 de 2011	Cargo de alojamiento 2	159662
	desayunos	12932
	almuerzos	21552
	cenas	32328
Marzo 2 de 2011	Cargo de alojamiento 3	159662
	desayunos	12932
	almuerzos	21552
	cenas	32328
Marzo 3 de 2011	Cargo de alojamiento 4	159662
	desayunos	12932
	almuerzos	21552
	cenas	32328
	RECOPILACIÓN:	$905896
	Abono de la compañía		$905896
	Total a pagar:		$905896

2). FOLIO INDIVIDUAL DEL SEÑOR ESTEBAN GONZALEZ

*Estos gastos los asume la compañía

Nombre :	Esteban González
No. Factura: 0002		No. De Habitación: 210
Fecha de entrada: 28 febrero 2011		Fecha de Salida: 3 marzo de 2011
FECHA	DETALLE	CARGOS DE NATURALEZA DEBITO	CARGOS DE NATURALEZA CREDITO
FEBRERO 28 2011	Cargo de alojamiento 1	159662
	desayunos	12932
	almuerzos	21552
	cenas	32328
Marzo 1 de 2011	Cargo de alojamiento 2	159662
	desayunos	12932
	almuerzos	21552
	cenas	32328
Marzo 2 de 2011	Cargo de alojamiento 3	159662
	desayunos	12932
	almuerzos	21552
	cenas	32328
Marzo 3 de 2011	Cargo de alojamiento 4	159662
	desayunos	12932
	almuerzos	21552
	cenas	32328
	RECOPILACIÓN:	$905896
	Abono de la compañía		$905896
	Total a pagar:		$905896

3). FOLIO EXTRA CON CONSUMOS EXTRA (IVA + IMPUESTOS)

* Estos gastos NO los asume la compañía

Nombre :	Mauricio Castellanos
Nombre Acompañante:	Esteban González
No. Factura: 0003		No. De Habitación: 210
Fecha de entrada: 28 febrero 2011		Fecha de Salida: 3 marzo de 2011
FECHA	DETALLE	CARGOS DE NATURALEZA DEBITO	CARGOS DE NATURALEZA CREDITO
FEBRERO 28 2011	IVA + seguro hotelero de alojamiento 1	30674
	IVA desayunos	4136
	IVA almuerzos	6896
	IVA cenas	10334
Marzo 1 de 2011	IVA + seguro hotelero de alojamiento 2	30674
	IVA desayunos	4136
	IVA almuerzos	6896
	IVA cenas	10334
Marzo 2 de 2011	IVA + seguro hotelero de alojamiento 3	30674
	IVA desayunos	4136
	IVA almuerzos	6896
	IVA cenas	10334
Marzo 3 de 2011	IVA + seguro hotelero de alojamiento 4	30674
	IVA desayunos	4136
	IVA almuerzos	6896
	IVA cenas	10334
	RECOPILACIÓN:	$208200
	Abono Tarjeta Crédito		$104100
	Abono Tarjeta Debito		$104100
	Total a pagar:		$208200

*IVA = 16%

*El señor González pago $104100, con tarjeta Debito

*El señor Castellanos pago $104100 con tarjeta Crédito

4 . FOLIO INDIVIDUAL DE LA COMPAÑÍA BRITISH PETROLIUM

Nombre de la compañía.	British Petrolium
Nombre huésped:	Mauricio Castellanos Esteban González
No. Factura: 0004		No. De Habitación: 210
Fecha de entrada: 28 febrero 2011		Fecha de Salida: 3 marzo de 2011
FECHA	DETALLE	CARGOS DE NATURALEZA DEBITO	CARGOS DE NATURALEZA CREDITO
Marzo 3 de 2011	Abono en cheque		80.000 000
	Consumos hotel	1.811.792
	Saldo a favor	78.188.208
	RECOPILACIÓN:	80.000.000	80.000.000
	Total	$80.000.000	$80.000.000