Factura:
Una factura es un documento que respalda la realización de una operación económica, que por lo general, se trata de una compraventa. En otras palabras, una factura es el documento a través del cual una persona que vende puede rendir cuentas, de forma instrumentalizada, al contrato de compraventa comercial.
Las facturas, además de probar una transacción de compra o venta debe contar con ciertos datos de las partes, así como también, la clase de producto vendido y su cantidad, o bien el tipo de servicio prestado, el número y la fecha de emisión. Además, una factura, debe mostrar el precio total y unitario de la transacción, los diferentes gastos que pueden deberse a diversos conceptos y que deben abonarse al comprador, así como también, en caso de que suceda, los impuestos que la compraventa implique.
a) Planilla de ingreso:
Para comprender y calcular efectivamente nuestros gastos e ingresos es necesario contar con una plantilla donde podamos insertar las cifras y se realicen los cálculos de forma automática, estás plantillas son muy útiles si sobre todo si se utilizan móviles de alta gama como la Blackberry o el iPhone.
Planilla de reservas: esta tiene como finalidad registrar la futura estadía de un huésped. Esta planilla posee los datos necesarios para poder registrar la reserva, estos son: 1. fecha de check in- fecha de check out, 2. tipo de habitación y cantidad de alojados por cada habitación, 3. Datos personales (Nombre, Dirección, Teléfono Ciudad, País y Código postal), 4. Tarifa asignada - Descuentos, 5. Régimen, 6.Datos de tarjeta de crédito (Compania, Número, Vencimiento y Código de seguridad). 7. Observaciones o Preferencias.
En caso de que el huésped venga através de una empresa además de los datos antes mencionados se le van a pedir los datos empresariales, los cuales son: 1. Nombre de la empresa, 2. Razón Social, 3. Dirección, 4. RUC, 5. Teléfono, 6. Fax, 7. E-mail, 8. Forma de pago, 9. Rubros no incluidos, 10. Quien reserva. En ambos casos se debe anexar en el caso que corresponda una copia del mail o fax. Luego de completar los datos requeridos se debe especificar la fecha en que se si la reserva fue garantizada, nombre del funcionario que realizo la reserva y su respectiva firma.
Planning de ocupación: luego de que el recepcionista hizo la reserva en la planilla debe ingresar la misma en el sistema, el cual le pedirá los mismos datos que la planilla, pero al terminar la misma el sistema la expresara de forma grafica.
Ficha de registro: la ficha de registro tiene como fin registrar los datos de los huéspedes que se alojan en el hotel. La misma se debe escribir con letra imprenta. Los datos que solicitan son: 1. Nombre, 2. Dirección, 3. Teléfono, 4. E-mail, 5. País, 6. Ciudad, 7. Número de documento, 8. Fecha de nacimiento, 9. Nacionalidad, 10. Estado civil, 11. Profesión, 12. Procedencia, 13. Firma.
Luego de que el huésped complete la ficha el recepcionista debe anotar en la misma: Habitación asignada, Tarifa, Descuento, Salida prevista, Fecha de entrada, Fecha de salida y Observaciones.
b) Sobre de Remisión
Es un documento bien numerado que normalmente se adjunta a un material que se va a entregar. Usualmente tiene aspecto de factura, y en él se describe la relación de los materiales o servicios que se van a entregar o efectuar. Sirve como un comprobante de la recepción de dichos materiales y servicios. En ocasiones ya incluye el importe y un pagaré, así como los datos de facturación y de la dirección y persona donde se recibirán.
c) Caja y /o cajilla de seguridad:
El sub departamento de Caja pertenece al departamento de Recepción.
En los hoteles con un gran número de habitaciones, este departamento es considerado prácticamente independiente y las responsabilidades del mismo se le otorgan a un segundo jefe de recepción pero bajo la coordinación del jefe de recepción.
En establecimientos pequeños o medianos, con organización familiar, la caja de recepción asume las funciones de una caja central. Ya en este caso no existe otro departamento con el mismo nombre como en el caso de hoteles con mayor número de habitaciones.
Este departamento puede manejarse de diversas formas, ya sea manual, mecanizado o informatizado, con el único inconveniente de que un riesgo de error es muy difícil de resolver.
Actividades y funciones
- Cobro de facturas:
· Contado
· Crédito
- Control de:
- Caja fuerte
- Cofres de seguridad
- Cambio de moneda extranjera
- Confección de liquidaciones de:
- Caja (facturas cobradas)
- Recaudación del día
- Crédito
- Comisiones
- Deducciones
- Divisas
- Recogida de contados de otros departamentos
- Anticipos y pago de personal
- Pago de impuestos
- Pago de proveedores
- Pago de comisiones
- Cobro de créditos
Horarios
El departamento de Caja funciona las 24 horas del día en tres turnos:
• Mañana
• Tarde
• Noche
El turno de la mañana se encarga del cobro de facturas puesto que en la mayoría de establecimientos hoteleros la hora de salida es a las 12 horas, y la mayor parte de los clientes abandonan el hotel antes de esta hora.
Dentro de este turno se recogen divisas y billetes extranjeros, no como “cambio” sino como medio de pago de facturas. En hoteles de ciudad se genera un gran movimiento de facturas debido a la rotación de clientes diariamente, pero generalmente las de crédito se pasan al turno de la tarde para que sea el cajero de este turno que haga la liquidación de estas facturas, o pasan nuevamente al departamento de Mano Corriente para que este realice los correspondientes asientos de deducciones, comisiones y créditos.
En el turno de la tarde es donde se produce el mayor número de cambio de monedas extranjeras, entendiendo por tal la transformación de una serie de billetes o cheques emitidos por una entidad bancaria o financiera extranjera en su equivalente en moneda emitida por el país de origen, sin que medie ningún tipo de acción de compra-venta ni pago de servicio alguno, cosa que ocurre en la mañana con el pago de la factura del hotel.
La Caja no se ve afectada por el pago de facturas al producirse entradas en el turno de la tarde, que es en realidad una actividad del Mostrador; de ahí que tenga mayor tiempo disponible para la realización de la liquidación de créditos donde se recogen las deducciones y comisiones.
Ya para el turno de la noche las actividades se centran en el cuadre total de las liquidaciones con el dinero y con el departamento de Mano Corriente, y en el cierre administrativo.
La apertura de cofres de seguridad se produce en el turno de la tarde, ya que coincide con las llegadas, mientras que el cierre recae sobre el turno de la mañana. Pero cuando estos están centralizados en un cuarto al efecto, su uso afecta los turnos de la mañana y la tarde, y se precisa de un cajero para abrirlos. En hoteles donde hay solo una Caja General para todos los clientes, el horario utilizado es el diurno, por tanto, se avisa al cliente con anterioridad para así evitar reclamaciones durante el turno de la noche.
Sistema de cobro de facturas
Las facturas pueden ser cobradas por diferentes sistemas, debido a la forma de pago realizada por el cliente. Estos pueden ser:
- Efectivo
- Moneda nacional
- Moneda extranjera
- Billetes
- Divisas o cheques de viaje
- Cheque bancario (raramente permitido)
- Crédito
- Agencias de viaje
- Tarjetas de:
- Crédito
- Pago o debito
- Personales
- Empresas
- Invitaciones
- Gratuidades
Cobro en efectivo:
Este es aquel en el que el cliente paga su factura con dinero o cheque de viajes, ya sea de moneda nacional o extranjera.
Podemos enumerar dos tipos de moneda extranjera:
• Los billetes
• Cheques de viaje
Este subdepartamento solo utiliza documentos o impresos para el control del dinero o divisas de las facturas pagadas y, en algunos casos, de los cofres de seguridad o caja fuerte.
Los impresos, de forma pormenorizada son los siguientes:
Ø Liquidación de facturas de:
· Caja
· Créditos
· Comisiones
· Deducciones
· Liquidación de
· Divisas
· Caja
• Impreso de cambio de divisa
• Libro de apertura y cierre de cofres de seguridad
• Fichas de cofres de seguridad
• Sobre de caja general
• Salida de equipaje
• Recibos
La liquidación de factura de caja se realiza dos veces al día, una al finalizar el turno de la mañana y la otra al finalizar el turno de la tarde. En ambos casos la liquidación debe cuadrar con el dinero efectivo que tiene cada cajero. Igualmente puede existir otra liquidación en el turno de la noche.
Los datos que deben figurar en la liquidación son:
• Numero de factura
• Numero de habitación
• Nombre y apellido del cliente
• Importe de las deducciones
• Importe de IVA
• Importe neto
• Total
• Firma del cajero
• Observaciones
Algunos hoteles hacen grupos dentro de estas facturas de liquidación con el fin de llevar un mejor control del tipo de clientela. Otros recogen solo datos como: número de habitación, número de factura, nombre del cliente e importe pagado.
Liquidación a crédito
Es muy similar a la anterior, con la salvedad que incluye una columna más en la que se refleja los importes de la comisiones, ya sea de las agencias de viajes o de las empresas de las tarjetas de crédito o pago.
Además de los datos comunes, también se reflejan en forma de columna los siguientes datos:
• Tipo de moneda extranjera:
o Cheque de viaje
o Moneda
• Clase de moneda:
o Dólar USA
o Dólar CN
o Libra esterlina
o Etc.
• Valor del billete
• Cambio oficial establecido
• Porcentaje de retención
• Importe pagado
Control de caja fuerte y cofres de seguridad
Actualmente la mayoría de los hoteles cuenta con el sistema de caja de seguridad en sus habitaciones para así ofrecer mayor protección de los valores del cliente y librar de responsabilidad al departamento de Recepción.
Impresos de salida de equipaje
En algunos establecimientos el departamento de equipaje no puede entregar a ningún cliente sus maletas sin el ticket o impreso de salida que hace el cajero de turno una vez que el cliente haya pagado la factura.
Este impreso recoge las siguientes informaciones:
• Numero de habitación
• Nombre del cliente
• Hora en la que pago su factura
• Firma del cajero
Se hace un original y dos copias del documento. El original y una copia pasa a la Conserjería y la segunda permanecerán en la caja.
d) Cierre de cajero
El trabajo del cajero debe hacerse en forma ordenada y cuidadosa. Al final de cada turno, el cajero cerrara la relación de los movimientos de su caja y la cuadrara con la cantidad que indica el ordenador o la caja registradora. Se asegurara sobre todo el cuadre antes de entregar el turno, y será asimismo su deber el de repasar todas las operaciones que han tenido lugar durante su turno. El cajero entrante nunca recibirá el turno con trabajo pendiente del turno anterior.
A la relación final de cierre del turno deben de ir adjuntados los siguientes soportes:
1. Copias de las facturas cobradas por alojamiento, banquetes u otros servicios.
2. Facturas originales firmadas con cargo a crédito pendiente.
3. Relación de correcciones con sus autorizados originales.
4. Anticipos cobrados o aplicados.
5. Relación de cobros de créditos recibidos.
6. Comprobantes de cambio de moneda extranjera.
7. Saldo de caja del turno (los cobros menos los pagos).
Todo ello queda a disposición del auditor nocturno para cuadrar el cierre del día. Posteriormente se transmitirá a contabilidad para su verificación final y archivo cronológico.
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